La firma remota (o firma elettronica) è uno strumento digitale oggi molto diffuso in ogni settore, che consente di velocizzare le procedure burocratiche, la redazione e il controllo di documenti, lettere e contratti, con il vantaggio di lavorare facilmente, rapidamente e con la massima sicurezza.
Il software dedicato per la firma remota consente infatti di gestire i documenti tra gruppi di lavoro in maniera fluida e sicura, è certificato ed è valido a livello legale per ogni genere di documento. L’uso della firma elettronica riguarda sia la produttività che il commercio ed è la soluzione ideale per ottenere un’autenticazione valida su qualsiasi tipo di documento digitale. Naturalmente, per garantire la validità della firma elettronica, è necessario rispettare norme molto precise, inoltre i documenti elettronici firmati devono essere protetti da un sigillo digitale.
Grazie alla firma elettronica, è possibile rendere il proprio ufficio praticamente privo di documenti stampati, con un vantaggio che non si limita solo al risparmio di tempo e dei costi, ma riguarda anche l’ambiente naturale. Il passaggio ad un ambiente di lavoro privo di carta può essere applicato ad ogni contesto: dal commercio, alla compravendita immobiliare, alle risorse umane con la stesura e firma dei contratti di lavoro. Anche nell’ambito dei viaggi e del turismo, la firma elettronica rappresenta un valido aiuto per lavorare con velocità e precisione: agenzie viaggio e strutture ricettive utilizzano correntemente il software di firma elettronica per la regolarizzazione e la chiusura di prenotazioni, vendita di pacchetti turistici e redazione dei contratti di affitto.
LA LEGALITA’ DELLA FIRMA REMOTA
La firma remota è uno strumento legale a tutti gli effetti, è riconosciuta dall’UE e, come abbiamo detto, consente di eliminare l’obbligo di stampare e firmare ogni tipo di documento. Questo sistema, oltre a risparmiare tempo, riduce anche lo spazio necessario ad un ufficio, in quanto elimina la necessità di stampare e archiviare ogni tipo di documento firmato. Un metodo che consente quindi di ottimizzare le procedure amministrative e di rendere qualsiasi ufficio molto più efficiente. Infatti, è importante tenere presente che contratti, accordi commerciali e altri documenti simili, richiedono lavoro da parte di diverse persone, con il risultato di un notevole rallentamento dei flussi. Grazie alla firma elettronica, le procedure comportano un tempo minimo di gestione, possono inoltre essere tracciate con precisione, con l’ulteriore possibilità di generare un file / dossier come prova.
OTTIMIZZARE I TEMPI DI LAVORO DEL PERSONALE
Grazie alla firma elettronica, gli impiegati possono ottimizzare al massimo il proprio tempo, eliminando parecchie fasi di ogni procedura burocratica, dedicandosi così a svolgere altre attività. Un punto di forza per la firma elettronica è inoltre l’aspetto della sicurezza. Il software YouSign offre la protezione degli account digitali e dei documenti grazie ad una crittografia molto evoluta, i dati vengono gestiti su server tutelati da sistemi sofisticati a cui è impossibile accedere, la certificazione eIDAS rende la firma elettronica conforme alla normativa e perfettamente legale in qualsiasi ambiente e contesto professionale. Indipendentemente dal metodo di lavoro, il software permette di firmare in modalità digitale praticamente ogni genere di documento.
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